Автоматизация напоминаний о ближайших вылетах через Telegram
Вспомните неделю перед вылетом клиента. Остаток может быть не оплачен. Виза может быть не готова. Клиент может не знать, где встречает группа и во сколько открывается регистрация. Всё это несложно решить, но только если кто-то вспомнит проследить, а в высокий сезон не вспоминает никто. Так спокойная поездка превращается в звонок из аэропорта в шесть утра.
Напоминания перед вылетом решают скучную проблему, которая стоит реальных денег: неявки, поздние доплаты и клиенты, которые приезжают на нервах и винят в этом агентство. Решение в том, чтобы перестать полагаться на агента, следящего за календарём, и позволить самой дате вылета запускать сообщения.
Большинство проблем перед вылетом это известные сроки, за которыми никого не назначили следить, а не настоящие сюрпризы. Запланированное напоминание превращает срок в сообщение, которое отправляет себя само.
Три напоминания, что покрывают поездку
Достаточно нескольких сообщений, привязанных к тому, сколько дней осталось до вылета. Три это обычно золотая середина: достаточно, чтобы клиент держался графика, и мало настолько, что он читает каждое.
Доплата и проверка документов
Напоминание оплатить остаток и подтвердить, что виза и паспорт в порядке, пока ещё есть время решить проблему.
Практические детали
Место встречи, время регистрации и короткая памятка по вещам, чтобы клиент приехал готовым и вовремя.
Кому звонить
Прямой номер агента и понятная инструкция, кому звонить, если в аэропорту что-то пойдёт не так.
Трёх сообщений на поездку хватает. Больше, и люди начинают их пропускать, а это сводит на нет всю затею. У каждого одна понятная задача, и оно приходит в момент, когда эта задача важна.
Как выглядит одно из таких напоминаний
Сообщения короткие и конкретные, одной формы каждый раз, с деталями, подставленными из брони. Вот напоминание за семь дней, как его увидит клиент.
Две быстрые вещи для проверки:
1. Остаток [Остаток] нужно оплатить до [Дата].
2. Пожалуйста, подтвердите, что паспорт и виза готовы.
Напишите сюда, если что-то нужно. До скорого!
[Имя агента]
Оно дружелюбное, понятное и просит ровно две вещи, пока ещё есть время на них отреагировать. Клиент читает его за десять секунд и либо отвечает, либо тихо разбирается с остатком и документами, а в этом и вся цель.
Когда напоминание остаётся без ответа
Сообщения клиенту это лишь половина дела. То же расписание может тихо следить за тем, чего не произошло. Если остаток всё ещё не оплачен через два дня после напоминания за семь дней или паспорт не подтверждён, система помечает бронь для агента, а не даёт ей уплыть. Клиент сначала получает мягкий автоматический толчок, а живой человек подключается только к тем немногим, кого правда надо дожать. Ничто не зависит от того, что кто-то глазами просматривает список вылетов.
Почему автоматизация лучше старательного агента
Хороший агент сделает всё это руками для пяти вылетов. Для сорока без потерь уже не сделает, и тот, про который он забудет, всегда оказывается тем, что превращается в жалобу.
Пять вылетов, руками
- Один агент отследит пять поездок и каждый срок
- Работает, пока больше ничем не занят
- На двадцати или сорока один всегда выпадает
- Забытый и оказывается тем, что станет жалобой
Пятьдесят вылетов, по расписанию
- Каждая поездка получает те же три напоминания
- Привязано к дате вылета, а не к чьей-то памяти
- Пять или пятьдесят, нагрузка одинакова
- Агент подключается, только когда клиент отвечает
У агентства с сорока вылетами в месяц сорок сроков доплаты, сорок проверок документов и сорок мест встречи, что надо сообщить. Руками это уже работа на полставки, и единственная поездка, что выпала, оказывается той, что заканчивается звонком в шесть утра или возвратом. Когда напоминания привязаны к дате поездки в системе, количество перестаёт иметь значение.
Пять вылетов или пятьдесят, запланированные напоминания стоят одинаковых усилий: никаких. Агент перестаёт быть календарём и снова становится продавцом.
Тихая победа: что это даёт ощущениям клиента
Есть второй плюс, что не виден ни в одном отчёте. Напоминание, пришедшее за два дня без запроса, читается как агентство, у которого всё под контролем. Клиент чувствует заботу ровно в тот момент, когда менее организованное агентство замолчало бы. Это впечатление приносит повторные брони и рекомендации, и стоит не меньше, чем предотвращённые неявки.
Если хотите настроить последовательность напоминаний о вылете, которая запускается от дат брони и отправляется через Telegram, свяжитесь с нами для бесплатной консультации, и мы продумаем тайминг вместе.
